archiefvorig nr.lopend nr.

Nummer 2
Jaargang 14
27 oktober 2016
Bezigheden > Op de centen letten delen printen terug
Potbeheer Haitze Meurs

1402BZ PotbeheerEr is een nieuwe comptabiliteitswet in aantocht. De Tweede Kamer heeft ‘m al goedgekeurd en het ziet er niet naar uit dat De Eerste Kamer moeilijk zal gaan doen. De oude wet is aan vervanging toe. Deels omdat de overheid en de financiële wereld veranderd zijn in de loop der jaren, maar misschien ook wel omdat zo’n ingewikkeld samenstel van regels na verloop van tijd nu eenmaal altijd rare uitwassen gaat opleveren. Zelfs als de betrokkenen er niet op uit zijn zichzelf te bevoordelen.
Eén voorbeeld daarvan kwam ik jaren geleden zelf toevallig tegen.

Binnen het ministerie vond een doorlichting plaats van de afdeling Algemene Zaken. Dit onderzoek werd gedaan door organisatieadviseurs van de afdeling Organisatie & Efficiency (O&E). Opdrachtgever was het hoofd AZ.
De afdeling AZ omvatte de ondersteunende diensten, archief, kantine, bewaking/ beveiliging, typekamers, telefooncentrale, en de gastheren/ gastvrouwen. In het kader van informatievergaring werden interviews met de medewerkers gehouden. Daarbij was natuurlijk het doel om problemen in de organisatie in kaart te brengen, taken te analyseren en om onder andere tot oplossingen te komen op het vlak van taak(her)structurering, formatiesterkte en functiewaardering.

Bij de interviews viel een aantal malen, tussen neus en lippen door, het woord ‘potbeheer’ als taakbestanddeel. Waren alle andere zaken helder, potbeheer zei de onderzoekers niets. Dus uitleg gevraagd wat dat exact inhield. Tot verbijstering van de onderzoekers kwam het volgende naar voren.

Elk ministerie heeft te maken met recepties van jubilarissen en afscheidsfeesten. Afhankelijk van de rang van de betreffende jubilaris werd met een standaard aantal bezoekers gerekend en daaraan gekoppeld een standaardbedrag te besteden voor elke gast. De afdeling Financiën maakte deze standaardbedragen over naar de bankrekening die hiervoor in het leven geroepen was.

Nu wilde het geval dat er wel eens wat te kort was en ook dat er wel eens wat over bleef, bijvoorbeeld als er minder gasten kwamen dan verwacht. De gastheren waren ook nogal zuinig. De inhoud van aangebroken wijnflessen werd bij elkaar gegooid en zorgvuldig bewaard voor de volgende receptie. Op deze wijze werd bereikt dat men niet zielig hoefde te doen als een populaire jubilaris meer bezoekers op zijn afscheidsfeest kreeg dan zijn rang rechtvaardigde.

Maar wat bleek? De standaardbedragen bleken op den duur toch wel aan de ruime kant berekend, met als gevolg dat er geld op de rekening over bleef. Tja, wat doe je dan als gewetensvolle ambtenaar in de functie van gastheer, annex potbeheerder? Was het dan niet zonde om dat geld renteloos op een rekening courant te laten staan? Ja, dat was het wel naar oordeel van het team van gastheren. Met als gevolg dat men volop aan het beleggen ging met de potgelden om deze maar zo maximaal mogelijk te laten renderen. Beleggingsstrategieën, optie-strategieën, veelvuldig overleg en besluitvorming over investeren in aandelen, opties, obligaties leverden een gevarieerd werkpakket op. Ten tijde van het onderzoek had de zogenaamde Robin Hood pot een omvang van Fl. 300.000 bereikt. Een aanzienlijk bedrag voor die tijd!
Het zal duidelijk zijn, dit kon zo niet doorgaan. De interne driehoek (pSG, hoofd Financiën, P&O en O&E) werd geïnformeerd. Fl. 300.000 extra ruimte op het ministerie. Fantastisch toch? Eén ding was zeker: dat geld ging niet terug naar het ministerie van Financiën.
Directeur Financiën wilde dat geld ook niet hebben. Dat kon nooit goed verklaard worden aan de accountants. Was het dan een goed idee om het geld te storten in het personeelsfonds? Haha, en als er dan vragen kwamen van de OR waar dat geld opeens vandaan kwam? Niks daarvan.

Het was een tijd dat er juist allerlei pc’s op het ministerie geïntroduceerd werden. Zou het ministerie er geen computers voor kunnen kopen? ..... En deze dan cash betalen! Het idee dat deze actie via de leverancier zou uitlekken leverde de verantwoordelijken ook maagpijn op. Kortom, goede raad was duur. Uiteindelijk werd tot het volgende besloten: de adviseur van O&E opende een rekening op zijn naam en kreeg daar het geld op gestort. De pot zou aangewend gaan worden voor alle extra uitgaven van de directie O&E: cursussen, seminars, dienstreizen, enz.

Of deze misstand (want dat is het natuurlijk wel) nog steeds bestaat weet ik niet. Zo ja, dan biedt een ingrijpende wetswijziging waarschijnlijk een goede gelegenheid schoon schip te maken. Maar ja, ook onder een nieuwe wet zullen er wel weer rare sluipwegen worden ontdekt en bewandeld.

------
Het plaatje is van Katharina Kouwenhoven


© 2016 Haitze Meurs meer Haitze Meurs - meer "Op de centen letten" -
Bezigheden > Op de centen letten
Potbeheer Haitze Meurs
1402BZ PotbeheerEr is een nieuwe comptabiliteitswet in aantocht. De Tweede Kamer heeft ‘m al goedgekeurd en het ziet er niet naar uit dat De Eerste Kamer moeilijk zal gaan doen. De oude wet is aan vervanging toe. Deels omdat de overheid en de financiële wereld veranderd zijn in de loop der jaren, maar misschien ook wel omdat zo’n ingewikkeld samenstel van regels na verloop van tijd nu eenmaal altijd rare uitwassen gaat opleveren. Zelfs als de betrokkenen er niet op uit zijn zichzelf te bevoordelen.
Eén voorbeeld daarvan kwam ik jaren geleden zelf toevallig tegen.

Binnen het ministerie vond een doorlichting plaats van de afdeling Algemene Zaken. Dit onderzoek werd gedaan door organisatieadviseurs van de afdeling Organisatie & Efficiency (O&E). Opdrachtgever was het hoofd AZ.
De afdeling AZ omvatte de ondersteunende diensten, archief, kantine, bewaking/ beveiliging, typekamers, telefooncentrale, en de gastheren/ gastvrouwen. In het kader van informatievergaring werden interviews met de medewerkers gehouden. Daarbij was natuurlijk het doel om problemen in de organisatie in kaart te brengen, taken te analyseren en om onder andere tot oplossingen te komen op het vlak van taak(her)structurering, formatiesterkte en functiewaardering.

Bij de interviews viel een aantal malen, tussen neus en lippen door, het woord ‘potbeheer’ als taakbestanddeel. Waren alle andere zaken helder, potbeheer zei de onderzoekers niets. Dus uitleg gevraagd wat dat exact inhield. Tot verbijstering van de onderzoekers kwam het volgende naar voren.

Elk ministerie heeft te maken met recepties van jubilarissen en afscheidsfeesten. Afhankelijk van de rang van de betreffende jubilaris werd met een standaard aantal bezoekers gerekend en daaraan gekoppeld een standaardbedrag te besteden voor elke gast. De afdeling Financiën maakte deze standaardbedragen over naar de bankrekening die hiervoor in het leven geroepen was.

Nu wilde het geval dat er wel eens wat te kort was en ook dat er wel eens wat over bleef, bijvoorbeeld als er minder gasten kwamen dan verwacht. De gastheren waren ook nogal zuinig. De inhoud van aangebroken wijnflessen werd bij elkaar gegooid en zorgvuldig bewaard voor de volgende receptie. Op deze wijze werd bereikt dat men niet zielig hoefde te doen als een populaire jubilaris meer bezoekers op zijn afscheidsfeest kreeg dan zijn rang rechtvaardigde.

Maar wat bleek? De standaardbedragen bleken op den duur toch wel aan de ruime kant berekend, met als gevolg dat er geld op de rekening over bleef. Tja, wat doe je dan als gewetensvolle ambtenaar in de functie van gastheer, annex potbeheerder? Was het dan niet zonde om dat geld renteloos op een rekening courant te laten staan? Ja, dat was het wel naar oordeel van het team van gastheren. Met als gevolg dat men volop aan het beleggen ging met de potgelden om deze maar zo maximaal mogelijk te laten renderen. Beleggingsstrategieën, optie-strategieën, veelvuldig overleg en besluitvorming over investeren in aandelen, opties, obligaties leverden een gevarieerd werkpakket op. Ten tijde van het onderzoek had de zogenaamde Robin Hood pot een omvang van Fl. 300.000 bereikt. Een aanzienlijk bedrag voor die tijd!
Het zal duidelijk zijn, dit kon zo niet doorgaan. De interne driehoek (pSG, hoofd Financiën, P&O en O&E) werd geïnformeerd. Fl. 300.000 extra ruimte op het ministerie. Fantastisch toch? Eén ding was zeker: dat geld ging niet terug naar het ministerie van Financiën.
Directeur Financiën wilde dat geld ook niet hebben. Dat kon nooit goed verklaard worden aan de accountants. Was het dan een goed idee om het geld te storten in het personeelsfonds? Haha, en als er dan vragen kwamen van de OR waar dat geld opeens vandaan kwam? Niks daarvan.

Het was een tijd dat er juist allerlei pc’s op het ministerie geïntroduceerd werden. Zou het ministerie er geen computers voor kunnen kopen? ..... En deze dan cash betalen! Het idee dat deze actie via de leverancier zou uitlekken leverde de verantwoordelijken ook maagpijn op. Kortom, goede raad was duur. Uiteindelijk werd tot het volgende besloten: de adviseur van O&E opende een rekening op zijn naam en kreeg daar het geld op gestort. De pot zou aangewend gaan worden voor alle extra uitgaven van de directie O&E: cursussen, seminars, dienstreizen, enz.

Of deze misstand (want dat is het natuurlijk wel) nog steeds bestaat weet ik niet. Zo ja, dan biedt een ingrijpende wetswijziging waarschijnlijk een goede gelegenheid schoon schip te maken. Maar ja, ook onder een nieuwe wet zullen er wel weer rare sluipwegen worden ontdekt en bewandeld.

------
Het plaatje is van Katharina Kouwenhoven
© 2016 Haitze Meurs
powered by CJ2